Flex office, desk sharing, coworking… Les anglicismes se font de plus en plus courants pour décrire les bureaux modernes et reflètent un monde du travail en pleine évolution. Découvrez ce qu’est le flex office, comment ça fonctionne et si vous devriez l’envisager.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office est un bureau organisé de manière flexible : au lieu d’assigner un bureau ou un emplacement à chaque collaborateur, les places ne sont pas assignées. Le flex office peut se présenter de différentes manières :
- Les collaborateurs travaillent dans un open-space dans les locaux de l’entreprise. Chaque matin, ils peuvent choisir la place où ils souhaitent s’installer pour la journée. C’est le « desk sharing » ou bureau partagé.
- Les collaborateurs ont le choix : ils peuvent travailler soit dans les locaux de l’entreprise soit en télétravail.
- Les collaborateurs sont uniquement en télétravail et peuvent travailler où ils le souhaitent (de chez eux, dans un coworking, dans un café…).
Les origines du flex office
L’idée de pouvoir travailler depuis un lieu autre que le bureau classique n’est pas nouvelle : depuis plusieurs années déjà, les « digital nomads » voyagent autour du monde en travaillant depuis des cafés ou des espaces de coworking. Leur seul outil de travail étant l’ordinateur qu’ils transportent avec eux, ils peuvent voyager de pays en pays sans perdre en productivité.
Une grande partie des métiers d’aujourd’hui ne nécessitent d’ailleurs plus de présence physique. C’est cela, combiné au taux d’occupation des bureaux classiques particulièrement bas (moins de 50% depuis le début de la crise sanitaire), qui pousse de nombreuses entreprises à revoir leur manière de travailler.
La pandémie de Covid-19 a en effet précipité la transition vers le flex office : le télétravail imposé a forcé les entreprises à se réorganiser et a soulevé beaucoup de questions sur la pertinence des bureaux classiques. Pourquoi continuer à payer pour de grands bureaux vides alors que beaucoup d’employés aimeraient pouvoir être au moins en partie en télétravail ?
Pourquoi adopter le flex office ?
Le flex office n’est pas seulement un gain d’argent pour les entreprises : c’est aussi (et surtout) une amélioration du bien-être des collaborateurs. Voici quelques raisons d’adopter le flex office :
- Vous ne perdez plus de temps dans les transports : en travaillant à la maison ou depuis un coworking proche de chez vous, vous gagnez beaucoup de temps (plusieurs heures chaque jour pour certains) que vous pouvez alors passer à faire des choses qui vous plaisent.
- Vous êtes plus productif : en travaillant dans un environnement que vous avez choisi (et non qu’on vous a imposé), vous vous mettez dans les meilleures conditions possibles pour travailler efficacement.
Le coworking est-il fait pour vous ?
Le coworking est l’un des lieux de travail rendus possibles par le flex office. Il est fait pour vous si vous souhaitez :
- Garder un équilibre entre travail et vie privée : l’espace de coworking vous permet de placer une distance entre votre vie professionnelle et personnelle. Vous conservez une routine quotidienne et pouvez plus facilement vous déconnecter quand vous rentrez à la maison.
- Faire partie d’une communauté : si vous choisissez de rejoindre un coworking, vous rejoignez également toute une communauté avec ses évènements, son ambiance et son réseau. Vous rencontrez de nouvelles personnes avec qui vous pouvez échanger et qui vous permettront peut-être d’accéder à de nouvelles opportunités.
- Choisir la formule qui vous convient : les espaces de coworking proposent généralement plusieurs formules. A la journée, à la semaine ou au mois, c’est le coworking qui s’adapte à vous et non l’inverse. Vous pouvez aussi choisir de louer un bureau dédié ou un bureau flexible.
- Bénéficier d’un environnement adapté : tout le monde n’a pas la possibilité de créer un environnement de travail adapté à la maison. Le coworking permet de travailler dans un lieu calme, productif et équipé de tout le matériel nécessaire.
A quoi ressemblera le bureau de demain ?
Le flex office a encore de beaux jours devant lui. Beaucoup d’entreprises ont découvert les bénéfices du bureau flexible très récemment et sont actuellement en train de mettre en place de nouvelles manières de travailler. Les espaces de coworking prendront probablement une place importante dans ces bureaux de demain : on estime qu’ils représenteront 15 à 20% des bureaux flexibles dans les 10 prochaines années.
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